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湖北省莲藕产业发展协会印章、文件管理制度
更新时间:2019-11-18   来源:湖北莲藕产业网     作者:肖恩     点击:
第一条  为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《湖北省莲藕产业协会章程》制定本制度。
 
第二条  秘书长是本会印章、文件管理的负责人,秘书处是印章、文件管理的责任部门,各处(室)依照本管理制度履行职责。
 
第三条  秘书处行文使用两个文号,即“鄂莲协字”和“鄂莲协秘字”。“鄂莲协字”适用于以协会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号需加盖协会印章。“鄂莲协秘字”是以秘书处的名义发出的文件,主要是各处(室)具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等,该文号需加盖秘书处印章。
 
第四条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核,报秘书长或会长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。
 
第五条  以“鄂莲协字”发出的各类文件需经本会会长签发,以“鄂莲协秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。
 
第六条  行文执行登记制度,由秘书处专人负责。
 
第七条  各类文件行文需使用《湖北省莲藕产业发展协会
 
行文呈批表》。
 
第八条  各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
 
第九条  秘书处根据来文来函的保密等级填写《湖北省莲藕产业发展协会文件传阅处理单》,报秘书长或协会领导阅批。
 
第十条  每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。
 
第十一条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
 
第十二条  秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录,并设专人负责此项工作。
 
第十三条  “湖北省莲藕产业发展协会”印章的使用,由本会会长审批。“湖北省莲藕产业发展协会秘书处”印章的使用由本会秘书长审批。
 
第十四条  协会财务专用章由本会主管会计负责保管,按有关财务管理的规定使用印章。
 
第十五条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,原则上不得带离本会办公场所。
 
第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等,由专人保管,经会长批准后开具,并留底备查。
 
第十七条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。
 
 
 
编辑:张曦  审核:嘉农
 
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